Depåbiblioteket - en nationell skattkista

Vad är depåbibliotekets kärnuppdrag?
Uppdraget är kort och gott att ta emot och bevara material som deponerats från finländska bibliotek, och att göra materialet tillgängligt. Uppgiften är utfärdad i lag och fastställd med förordning. Lagen om Depåbiblioteket är från 1988 och förordningen från 1992. 

Hur har verksamheten förändrats över tid?
Grunduppgiften är ganska långt den samma som när verksamheten inleddes 1989. Men såklart har vissa processer utvecklats över tid, tekniken har utvecklats och rutiner har förändrats och förnyats. Verksamheten har hela tiden utvecklats i samarbete med den övriga bibliotekssektorn. Under de senaste åren har det tryckta materialet kunnat hanteras vartefter det anländer, vilket möjliggjort att vi också kunnat ta emot och tillgängliggöra musikmaterial. Det här har varit särskilt viktigt för de allmänna biblioteken.

Hur ser Depåbibliotekets finansieringsmodell ut?
Depåbiblioteket lyder under Undervisnings- och kulturministeriet, närmare bestämt under området för högskoleutbildning och forskning. Vår finansiering kommer alltså direkt från statens budget. Depåbibliotekets tjänster är helt kostnadsfria för alla kunder, det vill säga för de bibliotek och informationstjänster som använder sig av oss. Till vår service hör utöver fjärrlån och skanning av artiklar även att vi ansvarar för leveranskostnader när biblioteken sänder material till oss. 

Lagring och samlingsvård

Hur ser samlingsvården ut på Depåbiblioteken? Gör ni överhuvudtaget avskrivningar och i så fall med vilka kriterier?
Depåbibliotekets samlingar formas av sådant material som de finländska biblioteken avskriver ur sina egna samlingar. Dessutom skickar Nationalbiblioteket då och då överflödiga friexemplar till oss. På det här sättet utökas samlingen också med nytt och oanvänt material. Vi gör inga egna anskaffningar överhuvudtaget. Sporadiskt tar vi också emot material från privatpersoner eller andra donatorer.

I princip görs inga avskrivningar alls i Depåbibliotekets samlingar. Tvärtom så ökar vår samling årligen med cirka 1500 hyllmeter. Avskrivningar görs enbart ifall lånat material aldrig returneras, om materialet är i dåligt skick och omöjligt att reparera, eller om vi har råkat sätta materialet på fel plats och materialet är försvunnet. Alldeles på sista tiden har vi avskrivit några enskilda verk på begäran av upphovsmannen. Men det här sker väldigt sällan och kräver alltid goda skäl.

Hur stora lagringsmöjligheter har depåbiblioteket för digitalt material, sparas allt material som sänds och hur länge?
Vi tar endast emot tryckt material, samt LP- och CD-skivor. Digitalt material kan vi inte ta emot. 

Hur ser processen ut kring ivägskickat skannat material?
En stor del av vår verksamhet är att skanna in artiklar för våra kundbibliotek. Artiklarna skannas in som engångsföreteelser, vi arkiverar eller sparar inte inskannade artiklar.

Just nu jobbar vi tillsammans med Kopiosto för att hitta en modell för hur vi i framtiden ska kunna skicka inskannat material direkt till slutanvändaren. Förhoppningsvis hittar vi en lösning på den här frågan inom nära framtid!

Upphovsrätt och artiklar

Vad är det mest centrala som levererande bibliotek behöver känna till om upphovsrätt gällande artiklar?

Ur Depåbibliotekets perspektiv, vilka är de största utmaningarna kring upphovsrättsliga frågor?
För närvarande kan Depåbiblioteket inte förmedla skannade artiklar direkt till privatkunder. Däremot är det tillåtet att sända artiklar mellan bibliotek och detta gör vi tillsvidare. Depåbibliotekets samling av periodika och seriepublikationer är omfattande och vi hoppas att de som söker information ska hitta i våra samlingar bättre än tidigare.

För att kunna göra samlingarna mera tillgängliga och förenkla beställandet av artiklar söker vi som bäst efter en teknisk lösning som skulle möjliggöra en direkt rapportering av behövliga uppgifter till Kopiosto. Både Kopiosto och Depåbiblioteket har som målsättning att lösa frågorna relaterade till upphovsrätt, så vi känner tillförsikt. I det här skedet är det främst fråga om att automatiskt sända information om beställda artiklar till Kopiosto. 

Projektet ”AIRUT”

Berätta kort om vad AIRUT innebär?
AIRUT-projektets målsättning har varit att förverkliga en förmedlingstjänst för fjärrlån av material och artiklar mellan Depåbiblioteket och olika sektorers bibliotek. Projektet har beviljats projektfinansiering för år 2022. Med projektet strävar man efter att underlätta Depåbibliotekets hantering av material till kunder, att göra det tillgängligt och användarbart.

De modeller som inledningsvis diskuterats grundar sig på öppen källkod, men inom möjlighetens gränser diskuteras också ifall det skulle finnas en kommersiell programvara för fjärrlånverksamheten som kunde kommunicera mellan bibliotekssystem.

Vad är fördelarna och utmaningarna med ”AIRUT-projektet”? För Depåbiblioteket, kunden och levererande biblioteket?
Ett lyckat projekt innebär inte enbart aktivare användning av Depåbibliotekets digra samlingar, utan även att materialet hittas enklare och lånas snabbare. Artikelförmedling upplevs idag som krånglig och vi hoppas att vi kan göra den smidigare med denna process.

Utmaningar har vi givetvis upplevt. Har vi en gemensam uppfattning om önskemålen? Hittar vi ett smidigt förmedlingsverktyg? Hur gör vi utvecklingsarbete i fortsättningen? Har projektet möjligheter att kunna få en permanent funktion? Lyckligtvis har samarbetet varit utmärkt med alla parter; Nationalbiblioteket samt universitets-, yrkeshögskole- och allmänna bibliotek. Jag är övertygad om att vi tillsammans hittar nya lösningar för att utveckla fjärrlåneverksamheten.